Bereichsassistenz (m/w/d)

Das Öko-Institut e.V. ist eine der europaweit führenden, unabhängigen Forschungs- und Beratungseinrichtungen für eine nachhaltige Zukunft. Seit der Gründung im Jahr 1977 erarbeitet das gemeinnützige Institut Grundlagen und Strategien, wie die Vision einer nachhaltigen Entwicklung global, national und lokal umgesetzt werden kann. An den drei Standorten Freiburg, Darmstadt und Berlin sind rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig.

Für den Institutsbereich Produkte & Stoffströme suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg Verstärkung als

Bereichsassistenz (m/w/d)

in Teilzeit (20-30 Wochenstunden),

Schwerpunkte Ihrer Arbeit:

Sie unterstützen in einem Support-Team die Leitung des Bereichs Produkte & Stoffströme bei der Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft durch eigenständige fachliche Zuarbeiten sowie administrative, organisatorische und konzeptionelle Tätigkeiten.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Prozessabläufen, Vorlagen und Dokumentationen.
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Aktivitäten zum Personalmanagement innerhalb des Bereichs, wie Onboarding, Wissenstransfer, Betreuung außerordentlich Beschäftigter.
• Selbständige Koordination und Zusammenstellung von administrativen Teilen von Projektangeboten, z.B. Lebensläufe, Referenzen und Formalunterlagen, mit den institutseigenen SoftwareLösungen.
• Eigenständige Vorbereitung von Präsentationen, Statistiken, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen sowie Koordination und Organisation von Terminen.

Ihr Profil:

• Eine den Aufgaben entsprechende Qualifikation (etwa Berufsakademie, Fachwirt*in, Studium) oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. und Berufserfahrung im oben angegeben Aufgabenspektrum.
• Ihre Arbeitsweise ist in hohem Maß eigenständig, strukturiert und zuverlässig und Sie besitzen einen hohen Anspruch an Ihr eigenes Qualitätsmanagement.
• Sie sind versiert in der MS Office-Umgebung (insbesondere MS Excel) und in der Organisation von Terminen und Meetings (MS-Teams, WebEx, Zoom, Miro, ...). Sie besitzen die Bereitschaft, sich in neue Tools (bspw. Citavi, LimeSurvey, Sprachmodelle) und in die institutseigenen Software-Lösungen einzuarbeiten.
• Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift sowie ein freundliches und aufgeschlossenes Auftreten.
• Bei parallelen Aufgaben bewahren Sie gut den Überblick und wissen diese sinnvoll zu priorisieren.

Unser Angebot:

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team, das an vielfältigen nationalen und internationalen Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen arbeitet. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen und familienfreundliche Unterstützungsangebote wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Betriebsausflüge, sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Mobiles Arbeiten wird ermöglicht. Ihr Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Verlängerung ist von unserer Seite aus angestrebt.

Möchten Sie mit Ihren Kompetenzen und Ihrer Einsatzbereitschaft die erfolgreiche Arbeit des ÖkoInstituts mitgestalten?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung!

Bitte senden Sie diese ohne Foto bis zum 31.01.2025 als eine pdf-Datei per E-Mail an bewerbung-ps@oeko.de

Die Bewerbungsgespräche finden Anfang Februar 2025 statt. Ihre Bewerbung wird selbstverständlich vertraulich behandelt und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise finden Sie hier: https://www.oeko.de/jobs