Assistenz (gn) Wissensmanagement und Fortbildung

Berlin / hybrid

Deutsches Institut für Urbanistik (Difu)

Das Deutsche Institut für Urbanistik (Difu) ist die gemeinnützige Forschungs-, Fortbildungs-, Beratungs- und Informationseinrichtung der deutschen Städte. Es bearbeitet interdisziplinär und praxisnah Aufgaben und Problemstellungen, die Kommunen heute und in Zukunft zu bewältigen haben.

Der Bereich Wissensmanagement und Fortbildung unterstützt die Wissenschaftler*innen bei Forschung und Wissenstransfer. Für die Organisation des Bereichs und zur Unterstützung im Tagesgeschäft der Bibliothek suchen wir eine

Assistenz (gn)

ab baldmöglichst mit 75% der regulären wöchentlichen Arbeitszeit, zunächst befristet bis 31.03.2027.

Aufgaben

• Unterstützung der Bereichsleitung, insbesondere Organisations-, Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben einschließlich Terminmanagement,
• organisatorische Unterstützung und Koordination bei analogen und digitalen Veranstaltungen, u. a. bei internen Austauschformaten und Schulungen,
• Organisation der allgemeinen Verwaltungsabläufe des Bereichs,
• selbstständige Erledigung von Korrespondenz, Dokumentation und Aufbereitung inhaltlicher Recherchen,
• inhaltliche Unterstützung im Tagesgeschäft der Institutsbibliothek,
• bibliothekarische Publikationsbetreuung, insbesondere Mitarbeit bei der Literaturrecherche und Literaturverwaltung (u.a. allgemeiner Support für Citavi),
• Service rund um die Bereitstellung analoger und digitaler Zeitschriften,
• weitere Unterstützung bei Routineaufgaben der Bibliothek.

Anforderungen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r (m/w/d) für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtungen Bibliothek oder Information und Dokumentation oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige, gleichwertige Berufserfahrung mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zur Ausübung der beschriebenen Aufgaben,
• Sie haben eine hohe Affinität zu digitalen Tools und verfügen idealerweise über Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich Bibliothek und Wissensmanagement, insbesondere im Umgang mit Literaturverwaltungs-programmen (Citavi und Zotero),
• Sie zeichnet eine äußerst sorgfältige sowie sehr zuverlässige und umsichtige Arbeitsweise aus,
• Sie bringen eine hohe Servicementalität, Organisationstalent und Lernbereitschaft mit,
• Sie verfügen über sehr hohe Team- und Kommunikationsfähigkeiten und können sich leicht auf unterschiedliche Mitarbeitendengruppen einstellen,
• Sie bringen sich gerne eigeninitiativ ein,
• Sie sind sicher im Umgang mit den MS Office-Anwendungen (MS Word und Excel),
• Sie bringen sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse mit.

Benefits

• Eine Arbeit mit Sinn: Die Mitarbeit in einem interdisziplinär zusammengesetzten Institut mit großer gesellschaftlicher Bedeutung, hoher Anerkennung und zukunftsweisenden Themengebieten,
• Bezahlung nach TVöD Bund sowie betriebliche Altersversorgung,
• tarifliche Jahressonderzahlung sowie ein jährliches Leistungsentgelt,
• Arbeitszeit von 39 Stunden/Woche bei Vollzeitbeschäftigung,
• bedarfsgerechte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitregelung und mobiles Arbeiten (bis zu zwei Tage pro Woche) als Bestandteil unserer Arbeitskultur,
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. eines Jahres,
• Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements,
• ein zentral gelegener, gut erreichbarer Arbeitsplatz in Berlins Mitte,
• kollegiales Miteinander, flache Hierarchien sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TVöD bis Entgeltgruppe 8 TVöD (http://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/bund/).

Bewerbungsprozess

Das Difu bekennt sich ausdrücklich zu Offenheit, Vielfalt und respektvollem Umgang miteinander – in der Gesellschaft wie auch am Institut.

Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, sexueller Identität, Nationalität oder Herkunft.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis 23.03.2025 über unser Bewerbungsformular (siehe Button "jetzt bewerben").

• Anstellungsart: Befristetes Arbeitsverhältnis
• Arbeitszeit: Teilzeit