Assistenz in der Wissenschaftsverwaltung (m/w/d)

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung. 

Assistenz in der Wissenschaftsverwaltung (m/w/d)

Hintergrund

Das Helmholtz-Institut für Funktionelle Marine Biodiversität (HIFMB) ist ein Forschungsinstitut mit Sitz in Oldenburg. Es erforscht die marine Biodiversität und ihre Bedeutung für die Funktion mariner Ökosysteme. Damit entwickelt es die wissenschaftlichen Grundlagen für den Meeresschutz, die marine Governance und das Ökosystemmanagement.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: Sie sind in enger Abstimmung mit den fachlich Vorgesetzten Kerngruppenleitungen, dem Standortmanagement und der Gruppe Wissenschaftsstrategie und -management verantwortlich für allgemeine Aufgaben, die bei den zukünftig 6 wissenschaftlichen Kernarbeitsgruppen am HIFMB anfallen:

• Korrespondenz, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache, Bearbeitung von Texten
• Terminkoordination
• Terminvor- & nachbereitungen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings, Gremiensitzungen und sonstigen Terminen (Terminermittlung, Protokolle, Buchung & Vorbereitung Raum, Kommunikation)
• Unterstützung weiterer administrativer Prozesse (z.B. Einstellung von Hilfskräften, Dienstreisen)

Bestellungen und Beschaffung: An der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung am HIFMB und dem AWI in Bremerhaven sollen Sie bei den umfangreichen Bestell- und Beschaffungsvorgängen unterstützen. Zum großen Teil handelt es sich hierbei um Laborzubehör, darunter auch Chemikalien und Gefahrstoffe.

Die einzelnen Aufgaben hierbei sind:

• Unterstützung von Wissenschaftler:innen bei zum Teil komplizierten und umfangreichen Bestellanforderungen im AWI Beschaffungssystem
• Ermitteln von Beschaffungs- und Sicherheitsbestimmung bei Vor-Ort-Beschaffungen
• Organisation des Informations- und Dokumentenflusses
• Bearbeitung der Rückfragen der Rechnungsprüfung
• Bearbeiten von Reklamationen und Rücksendungen
• Unterstützung bei Notbeschaffungen
• Unterstützung des technischen Personals am HIFMB bei der Organisation von Anlieferung
• Unterstützung des technischen Personals am HIFMB bei der Warenannahme und Wareneingangsprüfung

Unterstützung Drittmittelprojekte: In enger Abstimmung mit den Kerngruppenleiter:innen, der Administration am HIFMB sowie der Drittmittelabteilung am AWI, sind Sie zuständig für allgemeine Aufgaben einzelner Drittmittelprojekte. Darunter fallen unter anderem:

• Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten verschiedener Fördereinrichtungen, national & international)
• Betreuung und Koordination des Berichtswesens
• Ausfüllen der Budget- und Antragsformulare
• Organisation der Projekttreffen (s. dazu auch AV4)

Gäste und Gastwissenschaftler:innen: Regelmäßig kommen Gäste ans HIFMB, darunter fallen sowohl Gastwissenschaftler:innen (GoVs), die für einen längeren Zeitraum in die Arbeitsgruppen kommen, als auch Besucher, die für wenige Tage die Arbeitsgruppen besuchen und in der Regel einen Vortrag halten. Zur Betreuung dieser sind Sie zuständig für u.a. die folgenden Aufgaben:

• Betreuung und administrative Ansprechperson von Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern sowie eingeladenen Rednerinnen und Rednern
• Buchen von Reisen und Hotel in Absprache mit Reisekostenabteilung und Reisenden
• Buchen von eigenen und fremden Veranstaltungsräumen
• Angebotseinholung und Beauftragung von Cateringdienstleistern
• Vorbereiten der Veranstaltungsräume, Auf- und Abbau der Beschilderung und Wegführung,
• Zusammen mit technischem Personal am HIFMB Auf- und Abbau der Technik (Präsentationsrechner, Beamer, Lautsprecher, Mikrophone und Netzzugang)
• Führung der unterstützenden studentischen Hilfskräfte
• Durchführen von Auslagenerstattungen
• Anlegen von Gast-ohne-Vergütungs-Anträgen

Helmholtz Program-Oriented Funding (POF): In der Helmholtz-Gemeinschaft ist die Forschung in Programme organisiert. Sie unterstützen das Wissenschaftsmanagement und der/die verantwortlicheN Wissenschaftler:in (z.B. Unterthemensprecher) bei Organisations- und Berichtsaufgaben.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Aus- oder Weiterbildung zum/zur Fremdsprachensekretär:in oder für Bürokaufleute oder eine vergleichbare Qualifikation, z.B. eine kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung. Sie verfügen nachweislich über sehr gute Fremdsprachenkenntnisse und sind in der Lage, Sekretariatsarbeiten selbständig und flexibel zu erledigen.

Darüber hinaus sollten Sie über folgende Fähigkeiten verfügen:

• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) 
• Kenntnisse über Beschaffungsvorgänge 
• Führerschein der Klasse B und Bereitschaft zum Führen von Kraftfahrzeugen 
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Bereitschaft, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten 
• Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung 
• Teamfähigkeit, Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement 
• Selbstständige Problemlösung.

Wünschenswerte Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen

• Erste Berufserfahrung, vorzugsweise im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld, ist wünschenswert, SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.

Weitere Informationen

Weitere Informationen erhalten Sie bei Ruth Krause (ruth.krause@hifmb.de; +49 (0)471 4831-2543).

Die Vollzeitstelle ist unbefristet. Sie ist auch für eine Teilzeitbeschäftigung (nicht weniger als 30h) geeignet. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Oldenburg.

Wir bieten

• exzellente Forschung
• Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
• Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
• ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
• flexible Arbeitszeiten 
• betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit Hansefit und Wellhub
• Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Das AWI schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Parität von Frauen und Männern und ein chancengerechtes, inklusives und offenes Umfeld ein. Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams und eine Vielzahl von Perspektiven unsere Arbeit und unser Miteinander bereichern. In einem stetigen Lern- und Reflexionsprozess arbeiten wir daran, dass sich all unsere Beschäftigten bei uns entfalten können und zugehörig fühlen. Wir freuen uns auf Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von binären und nicht-binären Geschlechtern, Nationalität, sozio-kultureller Herkunft, Religion, Alter, körperlichen Fähigkeiten, Neurodivergenz, sexueller Orientierung und anderen Identitäten.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt.

Über verschiedene Maßnahmen fördern wir gezielt und überzeugt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen. Unser Familienbüro ist gerne für Sie da - auch schon vor Ihrem Start am AWI.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bewerben können Sie sich bis zum 7. November 2024 ausschließlich online.

Referenznummer: 24/154/G/Verw-u

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