Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer des Amtsleiters

Assistent (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und –erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.

Das Garten- und Friedhofsamt ist das grüne Amt im Dezernat Bau und Verkehr. Wir gestalten und pflegen die öffentlichen Grünanlagen einschließlich der Friedhöfe.

Für das Büro des Amtsleiters als zentrale Anlaufstelle wird dringend Verstärkung benötigt, welche(r) die übergreifenden, wie auch die organisatorischen und administrativen Aufgaben zur Unterstützung wahrnimmt und damit für den reibungslosen Ablauf sorgt. Fühlen Sie sich angesprochen, dann sind genau Sie der/die Richtige.

Das Aufgabengebiet umfasstinsbesondere die Führung des Amtsleitersekretariats sowie die Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Amtsleitung, u.a. planen, koordinieren und überwachen Sie Termine für die Amtsleitung und stellen Unterlagen für Beratungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen zusammen. Ebenfalls erteilen Sie telefonische, mündliche und schriftliche Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu den Sprechzeiten. Zudem bestellen Sie Büromaterial, erfassen und verteilen den ein- und ausgehenden Schriftverkehr, führen Schreibarbeiten aus, fertigen Beratungsprotokolle bzw. –mitschriften an sowie koordinieren Sie Unterschriftsvorgänge und sonstige Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben. Weiterhin sind Sie im Rahmen der Berichterstattung zu den Bauprojekten für die Erledigungen des Projektschriftverkehrs sowie die Terminkoordination der Projekte innerhalb einer Projektorganisation zuständig.

Anforderungsprofil                                      

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau, Reiseverkehrskaufmann/-frau oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Weiterhin wichtig sind uns:

• Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung sowie zu verwaltungsinternen Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen 
• anwendungsbereite Kenntnisse zur DIN 5008 sowie zur Standard- und fachspezifischen Software
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, gutes mündliches Ausdrucksvermögen, Planungs- und Organisationskompetenz, Teamfahigkeit, Arbeitseffizienz sowie qualitativ verwertbare Arbeitsergebnisse

Vergütung

Beschäftigte: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Karriereportal.

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Bewerbungsfrist: 10.07.2024

Ihre Ansprechpartnerin im Personalamt ist: Frau Burkhardt, Tel. 0361 / 655 - 1447