Office und Event Manager*in (w/m/d)
(50% Teilzeit) - München/ adelphi consult -
adelphi ist Europas führender unabhängiger Think-and-Do-Tank für Klima, Umwelt und Entwicklung. Als führende Politikberatung setzen wir uns ein für einen gerechten transformativen Wandel und eine lebenswerte und zukunftsfähige Gesellschaft. 320 kluge Köpfe arbeiten lokal und global zu Umwelt und Nachhaltigkeit und den Herausforderungen politischer, ökonomischer und gesellschaftlicher Veränderungen.
Bei uns erwarten Sie spannende Aufgaben in einem abwechslungsreichen Umfeld. Bringen Sie Ihre Ideen und Kompetenz in unsere interdisziplinären, internationalen Teams ein und profitieren Sie von vernetztem Arbeiten und Lernen sowie flachen Hierarchien.
VOLLZEIT - BERLIN
Ihr Wirkungsfeld
Wir vom adelphi Green Entrepreneurship Team arbeiten direkt mit lokal verankerten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Entwicklungs- und Schwellenländern zusammen, die unsere Ambitionen der Förderung einer nachhaltigen Entwicklung teilen. Wir unterstützen sie bei der Unternehmensentwicklung, Vernetzung, Zugang zu Finanzmitteln und Profilierung auf nationaler und internationaler Ebene.
Unsere Arbeit basiert auf der Erkenntnis, dass die Förderung von sozialem und grünem Unternehmertum von zentraler Bedeutung für eine umweltfreundliche und sozial integrative Entwicklung und Armutsbekämpfung ist.
SEED, der Uganda Green Enterprise Finance Accelerator (UGEFA) und der Circular Economy Catalyst sind derzeit drei unserer Vorzeigeprogramme.
Die Office und Event Management Position ist Teil des Green Entrepreneurship Programms. Neben Büroorganisation des adelphi Büros in München ist eine aktive Rolle bei der administrativen Unterstützung von internationalen Projekten und der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und Workshops vorgesehen.
Diversität ist uns wichtig. Für eine nachhaltige
Zukunft brauchen wir eine Vielfalt von
Erfahrungen, Hintergründen und Perspektiven.
Ihre Aufgaben
- Sie verantworten selbstständig die Büroorganisation und führen allgemeine Management- und Verwaltungsaufgaben aus
- Sie sind für verantwortlich für die Koordinierung und Kommunikation mit Dienstleistern zu allen Bereichen des Büromanagements
- Sie werden eine wichtige Rolle im Eventmanagement für unsere internationalen Projekte übernehmen und dabei bei der Planung und Umsetzung von digitalen und physischen Veranstaltungen und Workshops mitwirken (inklusive Einladungs-, Teilnehmer- und Reisemanagement, Einholung von Angeboten, Beauftragung von Dienstleistern, Budget- und Kostenkontrolle, etc.)
- Unterstützung des Teams bei virtuellen Veranstaltungsformaten und Workshops (z.B. via Zoom, Mural/Miro etc.) durch administrativen und logistischen Support und Koordination von Teilnehmenden
- Sie übernehmen federführend die Planung von Teamevents
- Sie unterstützen uns in der Öffentlichkeitsarbeit und der Vermarktung von Projekten im Bereich nachhaltiges Unternehmertum in zahlreichen Ländern in Afrika und Asien
- Zusammenarbeit mit administrativen Schnittstellen in unserem Hauptbüro in Berlin (inklusive Office Management, IT, Kommunikation, etc.), um u.a. die Sicherstellung einer funktionsfähigen Infrastruktur im Münchner Büro zu gewährleisten
- Sie beantworten Standardanfragen und Korrespondenz mit Teilnehmenden und Interessenten unserer globalen Projekte
- Sie übernehmen das erste On-Boarding / die Einführung von neuen Kolleg*innen in München
- Sie unterstützen bei Bedarf proaktiv bei weiteren anfallenden Aufgaben im Team und in den laufenden Projekten (u.a. Beitrag zum Wissensmanagement, Korrekturlesen, Dokumentenformatierung)
Ihr Profil
- Sie haben ein Studium (Universität, FH, duale Studiengänge) in den Bereichen Nachhaltigkeit, Sozialwissenschaften oder Management/Verwaltung oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen (alternativ: Eventmanagement oder ähnliches)
- Sehr gute englische und gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie haben Interesse an den Themen nachhaltiges Unternehmertum, Nachhaltigkeit, Klimawandel und internationale Entwicklungszusammenarbeit.
- Sie verfügen über erste Berufserfahrung im Office Management, Projektmanagement oder Eventorganisation in einer vergleichbaren Position.
- Sie arbeiten proaktiv, krempeln gerne die Ärmel hoch und erkennen Aufgaben selbstständig
- Sie haben Organisationstalent und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
- Sie arbeiten selbstständig, eigenverantwortlich und strukturiert und scheuen es nicht eigene Ideen und Umsetzungsvorschläge zu kommunizieren und zu verfolgen.
- Sie fühlen sich sicher im Umgang mit diversen virtuellen Kommunikationsformaten (z.B. Zoom, evtl. Miro/Mural, etc.) und können das Team bei digitalen Veranstaltungen entsprechend unterstützen.
- Sie verfügen über sichere Anwenderkenntnissen der MS-Office-Produkte
- Sie sind offen für neue Arbeitsweisen und agile und flexible Zusammenarbeit im Team
- Sie zeigen sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke
Das bieten wir…
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adelphi Fit
Kostenfreie oder ermäßigte Mitgliedschaft beim Urban Sports Club mit mehr als 50 Sportarten deutschlandweit und in fünf Ländern Europas. -
adelphi Mobile
Ein bezuschusstes BVG-Firmenticket einschließlich kostenfreier Mitnahme von Beifahrer*innen und / oder unser Job-Rad-Leasing für Ihr persönliches Wunschrad. Egal ob für den Weg zur Arbeit oder für die Freizeit. -
adelphi Spirit
Ein internationales und interdisziplinär arbeitendes Team mit viel leidenschaftlichem Engagement für eine lebenswerte Zukunft. Das nicht nur bei der Arbeit zusammen Ideen spinnt, sondern auch bei diversen adelphi-Events gemeinsam feiert. -
adelphi DNA
Ein dynamisches grünes New-Work-Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten für Ihre persönliche Work-Life-Balance sowie IT-Ausstattung für dein Home Office. -
adelphi Care
Individuelle Weiterentwicklung durch zahlreiche interne und externe Trainings sowie Buddy-Programm, Mentoring und Knowledge Exchange. - Mitgestaltung und Umsetzung entscheidender Themen unserer Zeit
- Eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit und die Übernahme von verantwortungsvollen, vielseitigen Aufgaben